Was einen EDV-Umzug vom Möbeltransport unterscheidet

Ein Schreibtisch verzeiht einen Stoß, ein Server nicht. Beim EDV-Umzug geht es um Geräte, die empfindlich auf Erschütterung, Staub, Feuchtigkeit und Temperaturwechsel reagieren – und um Daten, deren Verlust teurer wäre als jede Hardware. Deshalb wird die Technik getrennt vom übrigen Umzugsgut geplant, verpackt und transportiert.

Dazu kommt die Abhängigkeit vom Betrieb. Solange die Systeme laufen, arbeitet das Unternehmen. Der Zeitraum zwischen Abschalten am alten und Wiederanlaufen am neuen Standort muss deshalb so kurz wie möglich sein. Ein eigener Ablaufplan für die EDV, abgestimmt mit der IT-Abteilung oder dem externen IT-Dienstleister, ist darum fester Bestandteil jedes gut geplanten Projektumzugs.

Wichtig ist außerdem die Abgrenzung der Gewerke. Die Spedition übernimmt Verpackung, Transport und die körperliche Arbeit an der Hardware, die IT verantwortet Daten, Systeme und die fachliche Abnahme. Wo diese Grenze verläuft, wird vor dem Umzug schriftlich festgehalten – dann weiß am Umzugstag jeder, welcher Handgriff zu wem gehört, und nichts bleibt liegen, weil sich zwei Seiten aufeinander verlassen haben.

Vor dem Umzug – Datensicherung und Dokumentation

Vor dem ersten Handgriff an der Hardware steht die Datensicherung. Alle relevanten Systeme werden gesichert, und die Sicherung wird geprüft, bevor abgebaut wird. Zuständig dafür ist die IT – die Spedition transportiert Geräte, aber die Verantwortung für Daten bleibt im Haus oder beim IT-Dienstleister. Dieser Punkt gehört schriftlich geklärt, bevor der Termin steht.

Zur Vorbereitung gehört auch der Überblick über Zugänge. Passwörter, Schlüssel für Serverschränke und Zugangskarten werden eingesammelt und dokumentiert übergeben, damit am neuen Standort niemand vor verschlossener Technik steht.

Genauso wertvoll ist eine saubere Dokumentation der bestehenden Installation. Welche Geräte hängen an welchem Arbeitsplatz, welche Kabel gehören zu welchem Gerät, welche Reihenfolge gilt beim Herunterfahren. Was vorher dokumentiert wurde, muss hinterher nicht mühsam rekonstruiert werden.

In die Vorbereitung gehört zudem ein Blick auf das neue Gebäude. Sind Netzwerk, Strom und Klimatisierung im Serverraum bereit, liegen die Anschlüsse an den richtigen Stellen, ist die Verkabelung der Arbeitsplätze geplant. Ein noch so gut organisierter Transport hilft wenig, wenn die Technik am Ziel nicht angeschlossen werden kann.

Tipp Fotografieren Sie vor dem Abbau jede Verkabelung – Rückseite des Rechners, Serverschrank, Netzwerkverteiler. Ein Foto ersetzt beim Wiederaufbau viele Minuten Rätselraten.

Verpackung und Transport empfindlicher Technik

Für den Transport von IT-Technik gibt es spezielles Umzugsequipment, das deutlich mehr leistet als der klassische Karton mit Zeitungspapier. Gepolsterte Behälter, antistatisches Verpackungsmaterial, Wannen für Kleinteile und gesicherte Rollwagen sorgen dafür, dass die Geräte den Weg unbeschadet überstehen. Im Fahrzeug wird die Ladung gegen Verrutschen gesichert und getrennt von schwerem Umzugsgut gestaut.

• Monitore stehend und einzeln gepolstert transportieren, nie flach stapeln
• Rechner und Server erschütterungsgeschützt verpacken und als empfindlich kennzeichnen
• Kabel und Zubehör je Arbeitsplatz in einem eigenen, beschrifteten Beutel sammeln
• Drucker und Multifunktionsgeräte mit gesicherten Tonern und verriegelten Bauteilen bewegen
• Kleinteile wie Dockingstationen, Mäuse und Netzteile arbeitsplatzweise verpacken

Ein unterschätzter Punkt ist das Klima. Technik, die aus einem kalten Fahrzeug in warme Räume kommt, braucht Zeit zum Angleichen, bevor sie eingeschaltet wird, sonst droht Kondensfeuchte im Gerät. Die Mannschaft plant deshalb je nach Witterung eine Ruhezeit ein und stellt empfindliche Geräte nicht direkt vom Lkw ans Netz.

Kennzeichnung – jedes Gerät kennt sein Ziel

Der Schlüssel zu einem schnellen Wiederanlauf ist ein durchgängiges Kennzeichnungssystem. Jedes Gerät, jeder Beutel und jeder Behälter trägt eine eindeutige Kennung, die sich im Belegungsplan des neuen Gebäudes wiederfindet – meist eine Kombination aus Raum, Arbeitsplatz und Gerätetyp. So landet die Technik nicht irgendwo im neuen Büro, sondern exakt an dem Platz, an dem sie wieder angeschlossen wird.

Bewährt hat sich, die Kennzeichnung gemeinsam mit der IT festzulegen und schon beim Abbau konsequent anzuwenden. Ein System, das erst am neuen Standort eingeführt wird, kommt zu spät.

Bewährt haben sich zusätzlich Farbcodes je Bereich oder Etage. Sie sind auch quer durch den Flur lesbar und beschleunigen das Verteilen der Behälter, weil niemand Klartext entziffern muss. Kombiniert mit einer Liste, welche Kennung zu welchem Arbeitsplatz gehört, entsteht ein System, das auch bei sehr vielen Positionen den Überblick behält.

Der Ablauf am Umzugstag

Am Umzugstag arbeitet die EDV in einem eigenen Zeitfenster. Zuerst fahren die Systeme kontrolliert herunter, dann wird abgebaut, verpackt und verladen. Am neuen Standort werden die Behälter raumweise verteilt, sodass der Aufbau parallel in mehreren Bereichen starten kann. Möbel und Technik greifen dabei ineinander – der Schreibtisch muss stehen, bevor der Rechner angeschlossen wird.

„Die beste Wiederanlaufzeit erreicht, wer den Abbau bereits mit Blick auf den Aufbau organisiert.“

Für die Reihenfolge gilt eine einfache Regel. Zuerst die Bereiche, die der Betrieb am dringendsten braucht, danach der Rest. So ist das Unternehmen schneller wieder erreichbar, auch wenn im Hintergrund noch Kartons stehen.

Parallel dazu lohnt ein fester Ansprechpartner der IT vor Ort, der Zweifelsfälle sofort entscheidet. Steht ein Gerät falsch, fehlt ein Kabel oder weicht ein Arbeitsplatz vom Plan ab, wird das direkt geklärt statt am Ende gesammelt – das hält den Aufbau im Fluss.

Wiederaufbau und Funktionsprüfung im neuen Gebäude

Nach dem Aufbau folgt die Funktionsprüfung. Startet jedes System, stimmen Netzwerk und Peripherie, fehlt an keinem Arbeitsplatz Zubehör. Erst wenn diese Prüfung abgeschlossen ist, gilt der EDV-Umzug als beendet. Restarbeiten wie das Entsorgen von Verpackungsmaterial oder das Abholen der Transportbehälter übernimmt die Spedition im Nachlauf.

Bleibt am alten Standort Technik zurück, die nicht mehr gebraucht wird, gehört sie nicht in den Restmüll. Ausgediente Geräte werden gesammelt und den vorgesehenen Rücknahme- und Verwertungswegen zugeführt, Datenträger vorher fachgerecht gelöscht oder vernichtet. So endet der EDV-Umzug sauber – am neuen wie am alten Standort.

Wer den kompletten Ablauf in erfahrene Hände geben möchte, findet in einem Projektumzug die passende Leistung. Dort werden Möbel, Akten und EDV in einem abgestimmten Gesamtplan bewegt – mit dem Ziel, die Stillstandszeit so kurz wie möglich zu halten. Einen Überblick über alle Bausteine gibt die Leistungsübersicht.